Ania: 604 843 202, Paweł: 509 173 091 | anna@structogram.pl pawel@structogram.pl

6 wskazówek, które pomogą Ci mistrzowsko zarządzać sobą w czasie

Dlaczego doba ma tylko dwadzieścia cztery godziny? Wielu z nas regularnie zadaje sobie to pytanie. No bo jak to możliwe, by w tak krótkim czasie wywiązać się z ciągle rosnącej liczby obowiązków, a do tego zaliczyć trening, spotkanie ze znajomymi, lekturę książki kupionej kwartał temu, a w dodatku się przy tym wszystkim wyspać? Cóż, być może należysz do grona osób, dla których organizacja czasu to karkołomne zadanie, ale szczęśliwie istnieje kilka sposobów, które pomogą Ci zostać mistrzem w tej dziedzinie. Brzmi ciekawie? Przejdźmy zatem do konkretów!

Harmonia

Na pewno słyszałeś już co nieco na temat utopijnej koncepcji równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, którą określa się także mianem “work-life balance”. Nie ma chyba osoby, która by o niej nie marzyła, ale czy osiągnięcie takiej równowagi na pewno jest możliwe?

Muszę Ci wyznać, że w moim przypadku raczej nie. Notorycznie zabieram pracę do domu. Rozmawiam o niej ze znajomymi w czasie wolnym. Zdarza mi się nawet zerknąć do maili na urlopie. Ale wiesz co? Wcale nie jest mi z tym źle! Wręcz przeciwnie. Może i brakuje mi równowagi, ale mam coś lepszego: harmonię. To ja decyduję o tym, kiedy i jak długo chcę pracować, a w rezultacie odczuwam dużo większy komfort psychiczny.

Może warto zatem zacząć od zmiany nastawienia? Koniec końców, każdy z nas i tak musi pracować, a kiedy wyeleminujemy z myśli element użalania się nad sobą, może się okazać, że ta praca przebiegnie dużo bardziej efektywnie.

Regeneracja

Choć poświęcanie części wolnego czasu na sprawy zawodowe nie jest niczym złym, nie warto robić tego kosztem odpoczynku. Zmęczony organizm nie jest ani trochę produktywny, dlatego pragnąc dobrze zarządzać swoim czasem, najpierw konieczne jest opanowanie sztuki zarządzania energią.

Sam pomyśl – każdy z nas ma dokładnie tyle samo czasu, a jednak niektórzy potrafią zrobić w ciągu doby znacznie więcej niż inni. Na czym polega ich sekret? To proste – dbają o to, by zawsze mieli siły do działania. Jak bowiem zauważyli Tony Schwarz i Jim Loehr, twórcy programu zarządzania energią, to właśnie ona, a nie czas jest miarą wydajności.

Zarządzanie energią najprościej zacząć od zadbania o odpowiednią ilość odpoczynku. Niezwykle istotną rolę pełni w tym przypadku sen – mówi się, że optymalnie powinien on wynosić osiem godzin, ale sam wiesz najlepiej, jaka liczba sprawdza się w przypadku Twojego organizmu. Jedno jest pewne – nie warto zarywać nocy, bo tylko obniży to jakość Twojej pracy.

Warto zatem nauczyć się wstawać szybciej! Jeśli zaczniesz swój dzień szybciej niż miałeś to dotąd w zwyczaju, nagle odkryjesz, że masz czas na dużo więcej – tym bardziej, że o poranku Twój mózg będzie bardziej skory do pracy niż wieczorem.

Przerwa od telefonu

Ile razy zdarzyło Ci się przyłapać na tym, że w trakcie wykonywania konkretnego zadania otrzymujesz powiadomienie od Facebooka czy Messengera i “na chwilkę” odrywasz się od pracy po to, by godzinę później uświadomić sobie, że w najlepsze przeglądasz zdjęcia z wakacji udostępnione przez koleżankę z wakacji albo czytasz nowy artykuł, który pojawił się na Twoim ulubionym portalu?

Choć współczesne technologie mają wiele plusów i zdecydowanie potrafią ułatwić pracę, czasami mogą się niestety okazać pułapką. Pokusa, by zobaczyć, co dzieje się w wirtualnym świecie odciąga nas od pracy, a w rezultacie sprawia, że wiecznie brakuje nam czasu. Choć sama aktywnie udzielam się w mediach społecznościowych i regularnie wykorzystuję to narzędzie w pracy, nie pozwalam, by mój telefon czy laptop przejął nade mną kontrolę, kradnąc mi cenny czas.

Ty też na to nie pozwól! Określ, ile czasu potrzebujesz na realizację danego zadania i obiecaj sobie, że nie wpadniesz w pułapkę powiadomień, aktualności i wiadomości, dopóki go nie skończysz. Aby bardziej się zmotywować, możesz przyznać sobie za to nagrodę. Co by się nie działo, pamiętaj o jednym – smartfon poczeka!

Priorytet zamiast priorytetów

Kojarzysz sytuacje, kiedy musisz wykonywać kilka zadań jednocześnie? W dzisiejszym świecie to już w zasadzie norma, a wielozadaniowość, zwana też multitaskingiem, uchodzi za jedną najbardziej pożądanych cech u pracownika. Ale czy na pewno powinniśmy tak ją wychwalać? Rzecz jasna, masz prawo być z siebie dumny, jeśli udaje Ci się skutecznie rozdzielić uwagę na kilka kwestii równocześnie, jednak niekiedy kończy to się mimowolnym chaosem spowodowanym pominięciem szczegółów, które mogą okazać się kluczowe.

Dlatego, w miarę możliwości, przed przystąpieniem do pracy warto jest sporządzić listę zadań do wykonania, zadecydować, które z nich jest priorytetowe i w pierwszej kolejności skupić się na nim, a dopiero potem przejść do kolejnych. W ten sposób unikniesz zbędnego stresu i potencjalnych błędów, które towarzyszą czasami wielozadaniowości. Choć to częsty nawyk, postaraj się przy tym nie odkładać najmniej przyjemnych spraw na sam koniec. Tak naprawdę przysporzy Ci to tylko niepotrzebnych nerwów, ciągle będziesz bowiem obawiać się konkretnego momentu. Czy nie lepiej jest mieć go z głowy?

I jeszcze jedno – jeśli dojdziesz do wniosku, że dane zadanie z Twojej listy zajmie Ci mniej niż dwie minuty, wykonaj je od razu. Poświęcisz na to tylko chwilę, a widok uszczuplonej listy sprawi, że poczujesz się o wiele lepiej.

Kolor Twojego mózgu

Jak zapewne wiesz, od lat szerzymy w naszym kraju metodologię Structogram. Jeśli jeszcze nie słyszałeś o trzech kolorach mózgu, mam dla Ciebie małą ściągę. Otóż był sobie kiedyś pewien naukowiec, który nazywał się Paul D. MacLean. W pewnym momencie doszedł on do zaskakującego wniosku, że na Twój mózg składają się tak naprawdę trzy różne mózgi, z których każdy odpowiada za inne zachowanie. W Structogramie umownie przypisaliśmy tym mózgom kolory.

I tak oto jeśli w Twoim mózgu najbardziej aktywne jest międzymózgowie, cechujesz się impulsywnością, odwagą, pewnością siebie, lubisz działanie i bycie w centrum uwagi – w języku Structogramu jesteś „czerwony”. Jeśli prym wiedzie kresomózgowie, uwielbiasz planować, analizować i potrafisz wyciągać logiczne wnioski, a do ludzi podchodzisz z dystansem – to domena „niebieskich”. Jeśli natomiast wygrywa pień mózgu, kochasz kontakt z drugim człowiekiem, nie stronisz od wspomnień i chętnie pomagasz – w takim wypadku należysz do grona „zielonych”. Kolory, które dominują w Twoim mózgu składają się na tzw. “biostrukturę”.

A co to wszystko ma wspólnego z organizacją czasu? Okazuje się, że wiele. Czerwoni są z reguły spontaniczni i sami decydują o tym, jak organizować swój czas. Niebiescy lubią działać zgodnie z planem, a nieprzewidziane zdarzenia mogą wytrącić ich z rytmu. Zieloni natomiast nie są fanami procedur, a zdarza się, że całkiem zapominają o upływającym czasie.

Każda z tych grup napotyka na inne wyzwania, czy raczej “pożeracze czasu”. U zielonych jest to brak umiejętności zarządzania czasem, tendencja do dekoncentracji i brak asertywności. Czerwonym zdarza się nie mieć wyczucia w planowaniu, bywa, że tracą czas ze względu na “walkę o władzę”, zamiast przygotowania wybierają improwizację, a czasami są zmuszeni wykonywać dane zadania po raz drugi z powodu zbyt niskiej jakości. Niebieskim z kolei często brakuje elastyczności w planowaniu, a do tego wykazują się przesadnym perfekcjonizmem i tracą czas przez przykładanie zbyt dużej uwagi do szczegółów.

Wiesz już, jak jest w Twoim przypadku? Sama świadomość tych wyzwań potrafi zmienić naprawdę wiele, o czym regularnie przekonują się uczestnicy moich szkoleń.

Optymalizacja zarządzania czasem

Znając swoją biostrukturę, dużo łatwiej jest zoptymalizować zarządzanie czasem i działać o wiele wydajniej. Na co powinni zatem zwracać uwagę reprezentanci poszczególnych grup?

Zacznijmy od dynamicznych, pewnych siebie czerwonych, którzy kochają być w centrum uwagi. Jeśli sam masz czerwony mózg, wykazujesz się pewnie zdolnością do improwizacji, która może być bardzo pomocna, jednak wielokrotnie przegra z solidnym planem. Jak możesz usprawnić proces zarządzania Twoim czasem? Przede wszystkim postaraj się stworzyć plan i się go trzymać. Nie bój się także delegować zadań – nie ma sensu brać na siebie więcej niż jesteś w stanie udźwignąć. I pamiętaj – liczy się konsekwencja w działaniu!

Przejdźmy teraz do empatycznych, sentymentalnych zielonych, którzy kochają otaczać się ludźmi. Jeśli należysz do tej grupy, organizacja czasu może wydawać Ci się wyjątkowo trudnym obszarem. Aby ją sobie ułatwić, w pierwszej kolejności nie pozwól sobie wpaść w wir rozpraszaczy. Pewnie nie pałasz szczególną miłością do planowania, ale uwierz, że ta umiejętność bardzo Ci pomoże. Stwórz zatem plan i staraj się nie przesadzać z wielozadaniowością – może ona prowadzić do zbyt dużego bałaganu.

A co z uporządkowanymi, analitycznymi niebieskimi? Jeśli to właśnie jest Twój kolor mózgu, z pewnością możesz pochwalić się talentem do planowania. Niestety, czasem bywa on zgubny, bo w efekcie przeznaczasz zbyt dużo czasu na samą organizację pracy. Twój perfekcjonizm sprawia z kolei, że przykładasz przesadnie dużą wagę do szczegółów, co także opóźnia realizację zadań. Jak możesz zwiększyć swoją efektywność? Naucz się odpuszczać. Nie wszystko musi być perfekcyjne. Zamiast trwonić cenny czas na rozpatrywanie najmniejszych detali, pomyśl, w jaki sposób możesz usprawnić swoją pracę i skup się na relaksie, który Cię po niej czeka.

Choć nauka efektywnego zarządzania czasem wymaga nieco wysiłku (a przede wszystkim zmiany nawyków), wierzę, że te sześć kroków znacznie ułatwia ten proces. Wypróbuj je i sam się o tym przekonaj. Warto przecież wygospodarować trochę czasu na przyjemności!

6 wskazówek, które pomogą Ci mistrzowsko zarządzać sobą w czasie
5 (100%) 1 vote