Ania: 604 843 202, Paweł: 509 173 091 | anna@structogram.pl pawel@structogram.pl
BIZNES & MÓZG
Jak zwiększyć swoją efektywność?

Jak zwiększyć swoją efektywność? Pewnie nie raz zadawałeś sobie to pytanie. Koniec końców, każdy marzy o tym, by wymierzone zadania wykonywać możliwie jak najszybciej (nie zaniedbując przy tym ich jakości), a w rezultacie uwolnić się od niepotrzebnego stresu i znaleźć więcej czasu na przyjemności. Efektywność osobista to prawdziwy temat-rzeka, jednak aby ułatwić Ci skuteczne działanie, przygotowałam dla Ciebie zestaw praktycznych wskazówek, które sama przetestowałam. Inspiruj się do woli!

Krok 1: Priorytety czy priorytet?

Wiele osób narzeka obecnie na nadmiar obowiązków. Brzmi znajomo? Nic dziwnego – dzięki nieustającemu rozwojowi technologicznemu, jeden człowiek wykonuje dzisiaj aktywność 10 osób żyjących 30 lat temu. Mamy na głowie więcej niż kiedykolwiek, przez co chwilami zaczynami się gubić. Świat biznesu i dzisiejszy rynek wymaga od nas ciągłego rozwoju kompetencji, więc cały czas uczymy się nowych umiejętności. Rozwój to wspaniała rzecz, jednak w pewnym momencie przestaje nam służyć decydowanie o tym, co powinniśmy wiedzieć, a jaką wiedzę możemy pominąć. W całym tym chaosie staramy się nie zapomnieć o naszych pasjach i zainteresowaniach. W rezultacie nasze mózgi są bardziej przemęczone niż kiedykolwiek. Jak być efektywnym w obliczu całego tego bałaganu?

Przede wszystkim warto dokładnie przyjrzeć się natłokowi spraw do załatwienia i wyłonić z nich te, które uznamy za najpilniejsze. Ustalając priorytety, porządkujemy myśli i dużo łatwiej jest nam zorganizować swoją pracę. Aby zrozumieć, co w istocie jest tym priorytetem, dobrze jest przyrządzić listę zadań i przyporządkować im stopień ważności oraz planowany termin ukończenia. Już sama ta czynność pomoże nam zaprowadzić ład w stercie zadań do wykonania i mentalnie przygotować się do ich realizacji.

Krok 2: Prokrastynacji mówimy stop

Prokrastynacja stała się ostatnio bardzo modnym terminem. Najprościej mówiąc, oznacza on tendencję do odwlekania spraw na później. Dobrze streszcza to słynne zdanie „zacznę od poniedziałku”. Prokrastynacja sprawia, że żadna chwila nie wydaje się odpowiednia na rozpoczęcie danego zadania. W takim przekonaniu utwierdzają nas nieskończone wymówki, które bez problemu wyszukujemy. W rezultacie dręczą nas ciągłe wyrzuty sumienia, które uniemożliwiają zaznanie relaksu. Z czego to wynika i jak być efektywnym, kiedy skłonność do prokrastynacji wiecznie zwodzi nas na manowce?

Być może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale źródłem prokrastynacji bardzo często jest strach. Przede wszystkim strach przed tym, że nie wykonamy jakiegoś zadania wystarczająco dobrze. Nieustannie odkładamy jego realizację, oszukując się, że nadejdzie moment, kiedy to jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki staniemy się nagle przygotowani i pewni siebie, jednak prędko okazuje się, że ten moment nie nadchodzi, a my spanikowani wykonujemy dane zadanie na ostatnią chwilę. Choć brzmi to nieprawdopodobnie, czasami wchodzi też w grę strach przed…sukcesem! Niektórzy z nas podświadomie boją się, że jeśli sprostają trudnemu zadaniu, zacznie się od nich wymagać coraz więcej, aż w końcu zakres obowiązków ich przerośnie.

Co robić, by zwalczyć prokrastynację i zwiększyć efektywność? W pierwszej kolejności ponownie przyjdzie tu z pomocą stworzenie pisemnego planu, który pomoże Ci lepiej się zorganizować. Warto też zwalczyć powszechną tendencję do odkładania najtrudniejszych/najżmudniejszych zadań na sam koniec. Takie działanie tylko przysporzy Ci stresu, cały czas będziesz mieć bowiem świadomość, że najtrudniejsze dopiero przed Tobą. Czy nie lepiej zająć się tym od razu i mieć to z głowy? Podobnie mają się sprawy z zadaniami, których wykonanie zajmie Ci tylko chwilę. Zajmij się nimi od razu, a Twoja lista rzeczy do zrobienia momentalnie się skurczy – spodoba się to Twojemu mózgowi!

Krok 3: Zregeneruj się

Twoja efektywność nigdy nie będzie na satysfakcjonującym poziomie, jeśli notorycznie będzie brakować Ci energii do działania. To niezwykle ważne, byś po intensywnej pracy pozwolił swojemu organizmowi się zregenerować. Wiele osób mówi w takiej sytuacji: „bardzo chętnie, ale nie mam na to czasu”. Cóż, paradoksalnie, to właśnie dzięki odpowiedniej dawce odpoczynku nagle zaczniesz mieć tego czasu znacznie więcej. Zmęczony mózg nie działa produktywnie, zatem realizacja zadań przebiega znacznie dłużej niż powinna. Regeneracja po prostu się opłaca. Co składa się zatem na odpoczynek, który pomoże Ci zacząć działać skuteczniej i osiągać więcej?

Najistotniejszą kwestią jest rzecz jasna sen. Na pewno wiesz, że niewyspanie skutkuje rozdrażnieniem i problemami z koncentracją. Mówi się, że potrzebujemy około ośmiu godzin snu dziennie, jednak w gruncie rzeczy to kwestia indywidualna. Są ludzie, którzy wyśpią się po siedmiu godzinach, innym potrzebnych jest dziewięć. Obserwuj swój organizm i przekonaj się, jak jest w Twoim przypadku. Nie zarywaj nocy, bo przyniesie Ci to więcej szkód niż pożytku, ale i stroń od „przedawkowania” snu – spanie bez umiaru tylko Cię rozleniwi.

Istnieje jeszcze kilka sposobów, które pomogą Ci naładować baterie. Pamiętaj, że co by się nie działo, dobrze jest znaleźć od czasu do czasu chwilę dla siebie i choć na krótki czas się „wyłączyć”. Na co przeznaczyć tę chwilę? Po prostu na relaks. Sam wiesz najlepiej, co sprawdzi się w Twoim przypadku – może to być kwadrans z książką, jogą, czy nawet szydełkowaniem, jeśli to Cię odpręża. Z pewnością wiesz, że każdemu z nas służy zdrowa dawka ruchu, która zbawiennie działa nie tylko na ciało, ale i mózg, który dostaje dzięki niej „powera” do działania. Nie bez znaczenia są też Twoje nawyki żywieniowe – nie chodzi o to, by popadać w skrajności, jednak częste sięganie po „śmieciowe” jedzenie nie wpłynie dobrze na Twoją efektywność. Krótko mówiąc – w zdrowym ciele zdrowy duch. I mózg!

Krok 4: Skup się na celu

Kiedy już ustalisz priorytety, sporządzisz listę zadań i określisz terminy ich wykonania, pozostanie Ci tylko trzymać się planu. Niestety, to nie zawsze jest takie proste… Osoby, którym zależy na tym, by zwiększyć swoją efektywność często to właśnie ten etap uznają za najtrudniejszy. Bo przecież wokół tyle ciekawszych rzeczy!

Szczególnie kłopotliwy bywa w tym przypadku fakt, że w dzisiejszych czasach w zasadzie nie rozstajemy się z telefonem. Kojarzysz sytuacje, kiedy to z rytmu wybija Cię nowa wiadomość na Messengerze czy powiadomienie na Facebooku? Mimowolnie sięgasz po telefon, bo to „zajmie przecież tylko chwilę”, po czym pół godziny później wybudzasz się z transu, kiedy uświadamiasz sobie, że zamiast pracować, w najlepsze oglądasz zdjęcia znajomych z wakacji, czytasz najnowszy artykuł na ulubionym portalu czy szukasz stroju na wesele. Pomyśl tylko, o ile szybciej wywiązywałbyś się ze swoich zadań, gdyby nie pokusa Twojego smartfona czy laptopa. Jedno jest zatem pewne – warto z tą pokusą walczyć! Postanów, że dopóki nie skończysz danego zadania (lub chociaż jednego z jego etapów), nie pozwolisz sobie wpaść w tę pułapkę. Przecież zależy Ci na tym, by jak najszybciej mieć to z głowy, prawda?

Miej też na uwadze, że będziesz działać dużo bardziej efektywnie, jeśli skupisz się na JEDNYM celu, a nie na kilku naraz. Nie bierz na siebie, więcej niż jesteś w stanie udźwignąć, tłumacząc sobie, że trzeba być wielozadaniowym. Równie dobrze możesz krok po kroku wykonywać kolejne zadania, jednak robić to solidnie, nie popadając przy tym w zbędny chaos. Najzwyczajniej w świecie mierz siły na zamiary!

Wiesz już, jak wyglądają najważniejsze zasady efektywności w teorii. Czas na praktykę!

Jak zwiększyć swoją efektywność? Efektywność w 4 krokach!
4.5 (90%) 2 votes